Por Mauro
Libi Crestani. El tiempo es el recurso más valioso que tenemos los
seres humanos. Aprender a gestionar el tiempo es aprender a gestionar nuestra
vida, es la gestión personal ya que ese recurso es irrecuperable
e irremplazable.
Los
expertos siempre han sostenido que aprender a gestionar el tiempo conlleva a
una mayor valoración de la vida y de sí mismo pues tiene conciencia del uso del
mismo, es más eficaz y se centra en los objetivos que desea lograr, en lugar de
dispersarse en varios proyectos a la vez.
A
continuación comparto con ustedes los consejos del experto Dan Kennedy sobre el
manejo del tiempo:
Técnica
#1: Haz y usa listas
No hay una
sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación
y uso de listas. Y simplemente porque no es posible que guardes toda la
información en tu cabeza. Por años, he operado con cuatro listas fundamentales:
1. Mi
agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día.
2. Lista
de cosas que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día.
3. Lista
de personas a quien llamar. Está priorizada y organizada alfabéticamente.
4.
Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas
con las que interactúo seguido, donde anoto nuevas cosas que necesito
comunicarle o las ideas que se me ocurren en juntas y conversaciones.
Es básico
que busques un sistema de listados reglamentario, el cual te funcione y uses
regularmente.
Técnica
#2: Apoya a tu memoria con folders
La idea es
simple: Tienes 90 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos
que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente.
Imaginemos que tienes pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes. Toma
un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el número del día que
planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te acuerdes.
Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria
automática y ayudan a organizarte.
Aunque
existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y
automatizado puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión
virtual.
Técnica
#3: Minimiza las reuniones
No todo
necesita una reunión para llevarse a cabo. De hecho, las odio. Para muchas
personas, las reuniones son un lugar para esconderse, o para presumir ser
importantes. Pero la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales ni
útiles para trabajar. Requieres tener una estrategia para minimizarlas cuanto
sea posible. Si tú eres quien la dirige, procura ser breve y enfocado. Si
tienes que asistir a alguna, analiza si es necesario que lo hagas. Si no, busca
la manera de evitarla.
Técnica
#4: Bloquea tu tiempo
Los
horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se
reúnen con otras personas. Pero a mí me ha funcionado bloquear mi tiempo para
todas las actividades de mi trabajo. Cada mes hago varias citas conmigo de
trabajo. Mi meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear tu
tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades
ocupen tu lista.
Técnica
#5: Aprovecha los tiempos muertos
Hoy en día
todo es portable. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro,
información útil de cualquier tema –todo está disponible en internet, a través
de tu iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y DVDs. Puedes usar YouTube para
ver gatos esquiando, o puedes leer sobre un tema que te ayude en tu negocio. No
hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, atorado en el
tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión.
Muchas
personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails. Pero es
un error por tres razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y
si es algo importante lo harás mediocremente; dos, es un mal precedente para
aquellos con quienes te comunicarás; y tres, te quita tiempo para pensar,
aprender, leer o escuchar.
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