Por Mauro Libi Crestani. El mundo
empresarial se ha transformado vertiginosamente en las últimas dos décadas.
Antes, la comunicación era sencilla y directa, el jefe se paseaba por las
oficinas, hablaba con los empleados, respondía el teléfono y la
correspondencia. Hoy todo es más complejo, en especial si los empleados se
encuentran por todo el país. La cantidad de información que rueda en las
empresas se ha incrementado y los mecanismos de distribución requieren de la
ayuda de la tecnología para poder mantener el sistema de comunicación actuando
de manera eficaz.
Una de las
respuestas para atender este problemas que enfrentan las empresas con la enorme
cantidad de información es la implementación de una iniciativa de software de
colaboración empresarial. Este sistema de colaboración, sin embargo, debe
trabajar desde el inicio con la participación activa y consciente de los empleados
que lo usan. Hay que evitar que desde el principio se cometan errores
significativos. La idea de los llamados software de colaboración empresarial es
dar respuesta al problema de comunicación y distribución de información de las
empresas.
Los
expertos señalan que para la aplicación exitosa de este software de
colaboración empresarial debe ser usado por todos los empleados, ya que de lo
contrario los resultados no serán favorables. Los trabajadores de toda la
empresa deben involucrarse realmente en la decisión para implementar la
tecnología de colaboración. La empresa debe ofrecer instrucción sobre los
beneficios potenciales del sistema y los empleados deben entender por qué o
cómo deben utilizarlo.
Cuando las
empresas deciden llevar a cabo una iniciativa de colaboración empresarial, a
menudo se comenten los siguientes de errores:
La utilización de la tecnología para
iniciar la colaboración.
Un tiempo
antes de que un sistema se coloque en su lugar, la empresa tiene que tener una
cultura que fomente la comunicación y la colaboración y que la gente sea capaz
de internalizar que se requiere la activación de los empleados, ya que la
tecnología por sí sola no hace que nadie sea colaborador.
La experta
en tecnología, Pamela DeLoatch dice que "Los sistemas empresariales
sociales, tales como Jive y Yammer, permiten a los empleados tener
conversaciones, publicar actualizaciones de estado de los proyectos, formar
grupos, compartir documentos e incluso establecer redes con socios externos.
Pero estas plataformas son sólo los conductos de una comunicación que ya
debería estar ocurriendo. Si no es así, una nueva herramienta brillante no va a
hacer que suceda".
Implementación de la tecnología antes
de tiempo.
Las
empresas pueden tener la tentación de comprar la nueva tecnología del mes, por
temor de quedarse detrás de la competencia si no lo hacen. Pero no todas las
organizaciones están listas para desplegar y utilizar la empresa de medios
sociales corporativos de una manera eficaz.
Nuevamente
los expertos recomiendan que antes de salir a comprar el software, las
empresas primero deben evaluar su cultura existente. Si esa cultura actualmente
no fomenta la colaboración, los ejecutivos deben explorar estrategias que
podrían ayudar a transformarla en una que sí lo haga.
No atar la
colaboración y los medios sociales a los objetivos estratégicos del
negocio.
Antes de
decidirse a utilizar la empresa de medios sociales en una iniciativa de
colaboración, necesita saber cuáles son los problemas de negocio que trata de
resolver. De esta manera se podrá obtener la mayor cantidad de los beneficios
que ofrece la colaboración social empresarial.
Es
importante acotar que cada vez más claros los logros que se pueden obtener de
este tipo de tecnología. En medida que las empresas se vuelven más hábiles en
la medición de sus éxitos, es probable que más organizaciones quieran
implementar este tipo de sistemas. Una vez que se corroboren las
necesidades y la actitud de los empleados, entonces debe decidir cuándo y
cómo va a convertir su empresa con este sistema que puede llevar a las
organizaciones a alcanzar sus objetivos de negocio.
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