Mauro Libi: Protocolo: impacta en el éxito de la gestión empresarial

El protocolo como gestión empresarial resulta más útil de lo que se piensa. Esta disciplina nació en las recepciones oficiales, pero bien utilizada en la dirección de empresas puede contribuir a ayudarnos a cerrar buenas operaciones, ya que saber estar y comportarse mejora nuestra imagen y la de nuestra empresa.

Resulta obvio que son tan importantes las habilidades comerciales como las sociales. Pero a veces, no somos conscientes de la importancia de saber atender a las visitas, ya sean clientes consolidados o posibles clientes o proveedores. Por ejemplo, en el día a día de nuestra empresa surgen muchas situaciones que si se gestionan correctamente se pueden cerrar buenos negocios. 

Pero, si una persona no sabemos desenvolvernos con soltura y buenos modales, la empresa puede perder oportunidades inmejorables. El protocolo sigue marcando la pauta en los negocios. En una encuesta publicada recientemente y donde el tema fue la falta de cortesía más del 50% de los ejecutivos expresaron que ésta lleva a la pérdida de negocio. Además, de poner en riesgo la imagen de la organización y hasta del propio profesional.

El protocolo y los buenos modales son importantes, ya que permite hacer una diferencia en un mercado competitivo; contribuye al liderazgo, reitera el compromiso con la calidad y la excelencia y, a la vez, genera confianza.

Además, aunque existe una tendencia a aplanar las estructuras empresariales, los rangos nunca dejarán de existir, así como personas susceptibles al trato y a la ubicación que se nos asigne, el protocolo es un un elemento importante en el manejo de la imagen de la empresa.

A continuación, damos a conocer unos ejemplos prácticos:

Tenemos una visita de un cliente importante y las instalaciones de sus oficinas no son elegantes, ni dan la sensación de obsoletas.

Nuestra secretaria no sabe transmitir correctamente a sus clientes la información de su empresa y los clientes se sienten desorientados.

Cualquiera de estas situaciones transmitirá una mala imagen de nuestra empresa, mientras que, al revés, contar con unas instalaciones elegantes y modernas, con un equipo de secretariado capaz de escoger los temas de conversación y saber cómo atender a los clientes le pondrá en situación de cerrar buenas operaciones o, cuanto menos, reforzar los lazos.

La disciplina del protocolo genera dentro de nuestra empresa una cultura de perfecta organización. Además, permite la potenciación de la imagen de la organización hacia el exterior, ya que mejora las relaciones con los proveedores y facilita la retención de clientes. Es fundamental la garantía de elegancia y el cuidado de nuestras relaciones protocolarias. Tenemos muy claro que el éxito de nuestros clientes es nuestro éxito.

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La alta dirección empresarial

Por Mauro Libi.- Hablar de alta dirección es referirse a los directivos más encumbrados de su empresa o emprendimiento, es decir el presidente, el gerente general y los directores de las áreas estratégicas de la organización.

Y aunque el término puede aplicarse a otras instituciones, nos circunscribiremos en esta oportunidad a las empresas.

La alta dirección forma parte del Comité de Dirección o Comité Ejecutivo que es el organismo que marca pauta en toda organización, el que define la línea estratégica a seguir, el que marca el rumbo empresarial.

El CEO, Chief Executive Officer, es el más alto de estos cargos, el presidente, la más encumbrada de las posiciones en las multinacionales, organizaciones en las que puede haber, además, un presidente por país en el que operan. Cada filial repite la estructura de la casa matriz.

El presidente de la organización en cada país es alguien oriundo de esa nación o región, la conoce, la maneja. En América Latina en muchas ocasiones, el presidente de un país es el responsable de toda la región o, por lo menos, de los países pequeños cercanas a su radio de acción.

Los CEO son profesionales de un alto perfil que dominan varios idiomas, altamente formados, con postgrados y con una amplia experiencia en su área. Son personas mayores de 40 años —por lo general— con un gran bagaje cultural y con conexiones en el mundo empresarial, en la política y en la cultura.

Sus sueldos son muy altos, con grandes beneficios y condiciones muy ventajosas.

Los salarios que las grandes corporaciones mundiales pagan a sus CEO son a veces inimaginables en países pequeños.

Entretanto, los directores son las personas encargadas de dirigir las distintas áreas que conforman las organizaciones, referidas por lo general a finanzas, marketing, sistemas, recursos humanos, comercial. 

Son personas con formación especializada en su área de acción y, además, son líderes con mucho ascendente sobre los demás.

Los directores le reportan al presidente de la empresa. En el caso de tratarse de empresas filiales, guardan una estrecha relación con sus pares de la casa matriz.

Todos, reunidos en comité, definen la estrategia empresarial.

La tendencia actual es a abandonar el verticalismo en las estructuras organizacionales.

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Optimice la gestión empresarial con la digitalización de documentos

Por Mauro Libi.- Los tiempos cambiaron y en ello la llegada de la era digital fue la responsable en gran medida. Desde que la primera computadora apareció, anunció que en trabajo en las organizaciones ya nunca sería igual y ni hablar de la llegada del internet. El mundo web revolucionó la gestión empresarial.

Pero aún queda resabios de la vieja manera de hacer las cosas y por ello muchos se aferran al papel como principal soporte de la documentación que circula en el seno de las empresas y emprendimientos.

Afortunadamente se han ido venciendo las resistencias y ya las organizaciones están optando por la digitalización de toda su documentación, pues está comprobado que hacerlo ahorra tiempo y espacio y, además, proporciona orden.

Lo mejor es que la digitalización de documentos está alcanzando la vida personal y familiar puesto que hasta las facturas por servicios domésticos se están manejando de manera electrónica.

Y estemos claros, el ahorro en tiempo se traduce a la larga en ahorro de dinero.

La digitalización de documentos se ha convertido en una alternativa de negocio, pues cada vez más emprendedores ofrecen este servicio a las empresas y particulares.

Aclaremos que ahorrar dinero con la digitalización de documentos significa ahorro de dinero porque mejora los procesos de toma de decisiones al reducirse los tiempos invertidos en la reproducción de los papeles y su distribución. Se facilitan los procesos de búsqueda de estos documentos que son almacenados en bases de datos que se hacen accesibles con tal solo un clic.

Para las organizaciones significa el poder ofrecer gestiones a la clientela mucho más expeditas y rápidas, con menos papeleo. Del mismo modo, el trabajo con proveedores también se agiliza, como también ocurre con los trámites administrativos.

Procesos en la administración pública deberían hacerse también menos burocráticos.

Las operaciones comerciales se verán sumamente favorecidas al reducirse significativamente muchos de los procesos de compraventa.

Así que no deje que su empresa o emprendimiento se quedé de última en la fila y súmese de inmediato a la digitalización de toda la documentación de su organización.

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Gestión: Planifique la innovación en el seno de su organización

Por Mauro Libi.- La crisis económica global, la difícil situación que se vive en todas las latitudes, marca pauta en las organizaciones y el mandato es hacer más con menos a como dé lugar.

En el departamentos de finanzas de los negocios se debaten a diario ante los presupuestos para hacerlos más viables y para implementar permanentes políticas de recorte o reajuste para mantener a flote a las organizaciones.

Ante el difícil panorama la innovación es una permanente necesidad y esta, a su vez, debe ser planificada con sumo cuidado.

Las decisiones apresuradas o impulsivas deben obligatoriamente quedar de lado, no hay lugar para la improvisación. Se impone la serenidad y la cabeza fría ante cada decisión a adoptar.

La innovación debe ser vista como una inversión que no debe quedar de lado. Desafortunadamente, esto no ocurre así en la mayoría de los casos, pues se sigue viendo la innovación como un gasto.

Sin innovación la producción puede disminuir o, en el mejor de los casos, estancarse. Esto es algo que no pueden permitirse las empresas que quieran mantenerse vigentes en el mercado. Y es que por lo difícil de la situación económica, los clientes son cada vez más exigentes y piden que las organizaciones satisfagan sus requerimientos y lo hagan a bajo costo.

La inversión en innovación debe estar encaminada a cumplir con los objetivos trazados por la empresa o emprendimiento. En tal sentido, deben trabajar como un todo, como un engranaje en el que todas las partes de la organización estén comunicadas y enfilen en conjunto en un mismo sentido.

Y como apuntamos, tiene que ser una innovación que responda a una planificación, desde el presupuesto, para saber cuánto y cómo se va a gastar el dinero, cuáles son las prioridades. Igualmente, hay que vigilar los tiempos para saber cuánto de este se va a invertir en innovar con respecto a un producto y/o servicio.

Lo lógico es seleccionar los proyectos de acuerdo a su viabilidad técnica y económica.

Hay prever las contingencias e imprevistos que se pueden presentar durante el desarrollo de los proyectos, de manera de minimizar el impacto que tengan en las finanzas de la empresa.

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La importancia de la gestión del directivo en el rendimiento empresarial

·         Por Mauro Libi.- Las organizaciones son un todo interconectado, la suma de un conjunto de partes que no pueden entenderse ni funcionar de manera aislada, una totalidad de esfuerzos dirigidos en pos de un mismo objetivo y articulados en procura de la productividad y rentabilidad.

·         En el logro de este engranaje el liderazgo de las empresas o emprendimientos juega un papel fundamental. El líder posee una visión global del negocio que le permite hacer las conexiones y la integración armoniosa, ya sea que esté al frente de un gran conglomerado empresarial o a la cabeza de un pequeño emprendimiento.

·         Los directivos deben y tienen que estar claros con respecto a la visión, la misión, objetivo y metas de la organización, ellos trazan la directriz por la cual debe llevarse a cabo la gestión de cada uno de los departamentos de la empresa.

·         Si el cuadro directivo falla igualmente lo hacen las áreas bajo su dependencia. Debe haber compromiso, disciplina, responsabilidad para que quienes operan bajo su egida cumplan con las pautas del plan de negocio que se haya establecido.

·         Una buena gestión de liderazgo por parte de los directivos estimula la participación activa de sus subordinados, quienes independientemente de su rango se sienten identificados con la organización gracias al estímulo recibido por quien ejerce la jefatura.

·         Corresponde a los directivos el diseño de políticas que motiven a los empleados a la participación, a la proactividad, a implicarse con la empresa, a identificarse con ella y, por tanto, remar con el resto de sus compañeros en dirección a lograr los objetivos y metas,

·         Las tormentas de ideas o brain storming son una excelente manera de hacer que los trabajadores saquen lo mejor de sí, se involucren de manera creativa e innovadora con la empresa. En ello el papel de los directivos es vital.

·         Igualmente el directivo debe fomentar un ambiente de trabajo sano, armonioso. Debe tener una visión de conjunto y debe ser capaz de ver más allá de lo aparente para captar a tiempo cualquier anuncio de inconveniente o contratiempo.

·         Fomentar cursos de formación dentro y fuera de la empresa debe ser una tarea de los directivos, quienes luego de un proceso de observación pueden promover a trabajadores a quienes les hayan detectado determinadas potencialidades y fortalezas.

·         Por supuesto que se presentarán problemas, es inevitable, pero el directivo debe estar atento para detectarlos a tiempo y  definir estrategias para solucionarlos.

·         La gestión del talento por parte del directivo es fundamental para lograr el rendimiento empresarial.

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¿Para qué sirve la business intelligence o inteligencia empresarial?

Por Mauro Libi.- En anteriores entregas nos hemos referido a la business intelligence o inteligencia empresarial la cual definimos como las estrategias que una empresa o emprendimiento pone en práctica, además de datos y tecnología, para administrar y crear conocimiento con relación a la materia de un negocio.

La business intelligence o inteligencia empresarial es la que permite el manejo correcto de los datos en una organización de manera de poder tomar decisiones adecuadas.

También conocida como inteligencia de negocios, la inteligencia empresarial o business intelligence busca visibilizar aquella información que se encontraba oculta, con el objetivo que en todas las áreas de una organización se posea y manejen los mismos datos, la misma versión de la realidad, del negocio, de modo de tomar decisiones acertadas sustentadas en información veraz y actualizada.

Entre las principales soluciones de análisis de información de que la inteligencia empresarial dispone, están el reporting, que son las herramientas para generación de listados, informes, etc.

Igualmente la business intelligence cuenta con el análisis OLAP (On-Line Analytical Processing), el cual permite agilizar la consulta cuando se trata de una gran cantidades de datos.

También tenemos el EIS, que es el análisis que facilita la visualización rápida y fácil del estado en que se encuentra una empresa  o una situación empresarial, en el presente o en el pasado, y que de este modo se puedan detectar anomalías u oportunidades.

El DSS es una aplicación informática basada en modelos matemáticos que coadyuva la toma de decisiones.

El data mining es una herramienta diseñada para resolver problemas concretos para los cuales se requiera realizar una gran cantidad de cálculos y análisis.

Ahora bien, ¿para qué sirve la business intelligence o inteligencia empresarial?

Pues digamos en primer lugar que para proporcionar conocimiento experto y especializado sobre un negocio.

La inteligencia empresarial facilita datos de vital importancia y muy relevantes y lo hace de manera automatizada, de información veraz, orientada y organizada que brinda un conocimiento calificado con relación a una gestión de negocio.

La inteligencia empresarial permite también reaccionar con inmediatez por el hecho de facilitar información y datos de manera instantánea con lo que las decisiones se pueden tomar de inmediato.

Del mismo modo, la inteligencia empresarial ayuda a controlar estrategias en virtud de que se conoce la tecnología y es posible trabajar sobre las diversas metodologías en el desarrollo de cuadros de mando integral y otras herramientas que facilitan el estudio del negocio.

La inteligencia empresarial mejora la competitividad al poder hacer un seguimiento simultáneo y rápido de cada área del negocio.

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