“En este
momento el Señor Rodríguez no puede atenderlo pues está en una reunión”, o
“debemos reunirnos para tomar una decisión”. ¿Cuántas veces ha escuchado y se
ha preguntado: si están todo el tiempo reunidos a qué hora trabajan?
De hecho,
a muchos le parece que estar de reunión en reunión es una absoluta pérdida de
tiempo.
¿Es esto totalmente cierto?No del todo.
El secreto
está en programar reuniones eficaces, productivas. Hay que optimizarlas,
hacerlas siguiendo un plan o agenda en el que se vayan cubriendo uno a uno los
temas planteados, a fin de buscarles la respectiva solución.
Por eso,
antes de convocar la próxima reunión, asegúrese de que sea auténticamente
imprescindible llevarla a cabo. Pregúntese si no existe otra manera de
solucionar el asunto en cuestión.
Si el
encuentro es absolutamente necesario, entonces organícelo, primero, decida la
forma, online o de presencia física. Los encuentros en línea ahorran
desplazamientos y gastos. Muchas plataformas y aplicaciones permiten estas
reuniones. Asesórese con su departamento de informática.
Defina con
claridad el objetivo de la reunión y los temas que en ella serán tratados.
Haga una
lista de los asistentes que deberán ser los estrictamente necesarios e
involucrados en los temas de la agenda.
Cada
asistente debe exponer su punto de vista de acuerdo a su área de interés. A
estos encuentros no asisten “oyentes”.
A objeto
de evitar una interminable perorata, establezca un tiempo para la reunión y
para cada intervención. Una hora y media debería ser tiempo suficiente.
No olvide el tiempo de las réplicas y del debate de ideas, así como de las
preguntas al final.
Redacte un
acta en la que se resuman las exposiciones y se detallen los puntos
importantes, al igual que las decisiones y responsables de la ejecución de las
mismas.
Cada
asistente a la reunión debe poseer toda la información y documentación que le
permita intervenir conociendo el tema del encuentro. Las nubes son ideales para
la colocación de estos archivos y ponerlos al alcance de todo el mundo.
Convoque
la reunión con tiempo para que las agendas personales de los asistentes puedan
ser revisadas y luego no haya inasistencias.
Disponga
que el espacio de la reunión cuente con todas las herramientas: proyectores,
wi-fi, etc.
Un
moderador debe regir la reunión y los tiempos. Debe leer el orden del día e ir
exponiendo punto por punto de la agenda hasta que todos estén agotados.
Toda
reunión debe tener un cierre. Es fundamental, pues es el tiempo de las
conclusiones y decisiones, así como de la asignación de responsabilidades.
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