Mauro Libi: Procesos empresariales: documentación y sus beneficios

¿Qué es un proceso? es la secuencia de actividades para generar un resultado con calidad y eficiencia, donde reflejamos: flujos de trabajo, roles y responsabilidades para orientar a nuestros trabajadores y clientes.

¿Trabajamos con calidad?, ¿qué le vendemos a nuestro cliente?, un proyecto   documentado profesionalmente o una bola se problemas. Sí le entregamos un plan de trabajo, rebasamos sus expectativas. Algunos proyectos concluyen y no dejamos evidencias o soportes. Entonces nos preguntamos, ¿cómo aseguramos la calidad del servicio, sea cual sea el que preste nuestra empresa?

¿Qué sucede sí nuestros empleados no estuvieran?, por las razones que sean, enfermedad, deceso, etc., ¿Quién desempeñaría el puesto de nuestro programador estrella si sufre un accidente fatal?, ¿quién manejaría el proyecto exitoso del momento sí el Project Manager se enferma?, ¿quién suple las funciones sí el gerente necesita permiso por nacimiento de su bebé?

Pueden suceder imprevistos, por ello debemos generar y promover el hábito de documentar nuestros procesos empresariales. A continuación, damos a conocer 19 de los beneficios que obtenemos por respaldar nuestros proyectos y procesos de nuestra empresa.

1      Ayuda a definir flujos de trabajo, roles, responsabilidades, orientar a los empleados

Se plasman los puestos que intervienen para ejecutar un procedimiento

Definir objetivos e Indicadores Clave de Gestión

Control documental

Controla cambios a los procedimientos

Optimización, eficiente y planifica recursos

Eficiencia operativa de la organización

Mejor servicio y nivel de atención a clientes al cliente

Reduce errores

¡Mejora la comunicación

Transmite know-how o conocimiento

Mayor productividad

Reducción de la curva de aprendizaje y mejor entrenamiento

Fomenta la certificación y crecimiento de una empresa

Ayuda a manejar contingencias

Ayuda al Plan de Sucesión Empresarial

Garantiza el cumplimiento de normas

Ayuda a alinear los procesos con la estrategia de negocio

Mejora la Administración de la empresa

Hasta cierto punto es normal, que las personas rechacen reglas, normas y el orden; porque sienten incertidumbre, no conocen los beneficios, no saben qué es, a veces son términos nuevos y cuando iniciaron su trabajo, no recibieron inducción al puesto, se adaptaron a las circunstancias.

De allí que es primordial documentar los procesos de nuestra empresa, pero se desconoce la importancia. Hay compañías que tienen copias escritas y guardadas en archivos pero ya son obsoletos, otras compañías tienen procesos nuevos guardados, que incluso nunca se implementaron, otras tienen sus procesos documentados en programas informativos y se llevan a cabo solo cuando está el jefe. En términos generales en la práctica, cada empresa hace las cosas a su manera, o incluso para un mismo proceso trabajadores de diferentes turnos han adoptado diferentes modos de hacer las cosas.

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Mauro Libi: La importancia de la ergonomía para los recursos humanos

En el área de recursos humanos de las empresas hay un asunto que no debe ser descuidado y el mismo tiene que ver con la salud de los trabajadores. Es pertinente que ponga atención en la ergonomía dentro de las organizaciones si los problemas de dolores esqueléticos y musculares son algo común entre sus empleados.

No es cualquier cosa esto, pues podría estarse poniendo en riesgo la productividad empresarial.

Los dolores de espalda, problemas de túnel carpiano, entre otros, pudieran deberse a que el mobiliario y equipos en los que los empleados llevan a cabo sus labores estén causando todos estos malestares. La causa puede ir desde sillas sin soporte ergonómico que ocasionan dolores de espalda, hasta movimientos repetitivos que afectan las articulaciones, mala iluminación que causa daños oculares, etc.

Por ergonomía entendemos la ciencia que estudia el trabajo con relación al entorno en el que se lleva a cabo. Esta disciplina analiza las condiciones de adaptación de un lugar de trabajo, una máquina, un vehículo, etc., a las características físicas y psicológicas del trabajador o el usuario.

La ergonomía busca mejorar dichas condiciones de trabajo a través de la adaptación del puesto al empleado, así como la adecuación de las herramientas laborales para que no afecten a quien las utiliza y la labor se desarrolle de forma cómoda y sea eficaz y productiva.

La dirección de recursos humanos de las empresas o emprendimientos debe estar al pendiente de estos asuntos a objeto de implementar los correctivos pertinentes, para lo cual es conveniente que procure el asesoramiento de expertos en la materia para hacer los cambios ergonómicos necesarios.

Eso sí, es importante tomar en cuenta la opinión de los trabajadores al momento de implementar los cambios pues, al fin y al cabo, son ellos quienes sufren los rigores de la mala ergonomía. 

También hay que tener en cuenta en el área de recursos humanos que los esfuerzos nunca deben sobrepasar la capacidad física del trabajador y, por tanto, hay que estar vigilantes de que estos no realicen en sus labores diarias, movimientos que fuercen sobremanera sus sistemas articulares.

Hay que estar vigilante de la correcta disposición del espacio de trabajo.

Se deben evitar esfuerzos innecesarios en los almacenes, depósitos y fábricas.

Supervisar que los trabajadores no se expongan a tener que realizar sus funciones permaneciendo durante mucho tiempo bien sea de pie como sentados.

Hay que aminorar las tareas repetitivas para evitar la fatiga en el mismo grupo muscular. 

Adiestrar a los trabajadores sobre la correcta forma de llevar a cabo sus funciones y sobre las técnicas adecuadas para movilizar cargas.

Usar sillas y mesas regulables que se adapten a las características físicas de cada trabajador.

Usar equipos de computación ergonómicos.

Las empresas que no vigilan estos aspectos ergonómicos presentan altos índices de personal con dolencias tales como artrosis, bursitis, epicondilitis o codo de tenista, cervicalgia, lumbalgia y/o contracturas musculares, engatillados, síndrome del túnel carpiano. 

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