¿Qué es un proceso? es la secuencia de actividades para generar
un resultado con calidad y
eficiencia, donde reflejamos: flujos de trabajo, roles y responsabilidades para
orientar a nuestros trabajadores y clientes.
¿Trabajamos
con calidad?, ¿qué le vendemos a nuestro cliente?, un proyecto documentado profesionalmente o una bola se
problemas. Sí le entregamos un plan de trabajo, rebasamos sus expectativas. Algunos
proyectos concluyen y no dejamos evidencias o soportes. Entonces nos
preguntamos, ¿cómo aseguramos la calidad del servicio, sea cual sea el que
preste nuestra empresa?
¿Qué
sucede sí nuestros empleados no estuvieran?, por las razones que sean,
enfermedad, deceso, etc., ¿Quién desempeñaría el puesto de nuestro programador
estrella si sufre un accidente fatal?, ¿quién manejaría el proyecto exitoso del
momento sí el Project Manager se enferma?, ¿quién suple las funciones sí el
gerente necesita permiso por nacimiento de su bebé?
Pueden
suceder imprevistos, por ello debemos generar y promover el hábito de
documentar nuestros procesos empresariales. A continuación, damos a conocer 19
de los beneficios que obtenemos por respaldar nuestros proyectos y procesos de
nuestra empresa.
1 Ayuda a definir flujos de
trabajo, roles, responsabilidades, orientar a los empleados
Se plasman los puestos que
intervienen para ejecutar un procedimiento
Definir objetivos e Indicadores
Clave de Gestión
Control documental
Controla cambios a los
procedimientos
Optimización, eficiente y
planifica recursos
Eficiencia operativa de la
organización
Mejor servicio y nivel de
atención a clientes al cliente
Reduce errores
¡Mejora la comunicación
Transmite know-how o conocimiento
Mayor productividad
Reducción de la curva de
aprendizaje y mejor entrenamiento
Fomenta la certificación y
crecimiento de una empresa
Ayuda a manejar contingencias
Ayuda al Plan de Sucesión
Empresarial
Garantiza el cumplimiento de
normas
Ayuda a alinear los procesos con
la estrategia de negocio
Mejora la Administración de la
empresa
Hasta
cierto punto es normal, que las personas rechacen reglas, normas y el
orden; porque sienten incertidumbre, no conocen los beneficios, no saben qué
es, a veces son términos nuevos y cuando iniciaron su trabajo, no recibieron
inducción al puesto, se adaptaron a las circunstancias.
De allí
que es primordial documentar los procesos de nuestra empresa, pero se desconoce
la importancia. Hay compañías que tienen copias escritas y guardadas en archivos
pero ya son obsoletos, otras compañías tienen procesos nuevos guardados, que
incluso nunca se implementaron, otras tienen sus procesos documentados en
programas informativos y se llevan a cabo solo cuando está el jefe. En términos
generales en la práctica, cada empresa hace las cosas a su manera, o incluso
para un mismo proceso trabajadores de diferentes turnos han adoptado diferentes
modos de hacer las cosas.
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