Gestión empresarial: Control en administración

Por Mauro Libi.- En la gestión empresarial el control juega un papel importantísimo y está definido como el esfuerzo sistemático dirigido a establecer estándares de desempeño con objetivos de planificación, diseño de sistemas de retroalimentación de información, comparación de desempeño real con estos estándares predeterminados, determinación de existencia de desviaciones y medición de su significación con el fin de adoptar acciones destinadas a asegurar que todos los recursos corporativos se utilicen eficiente y eficazmente con el fin de alcanzar los objetivos de la organización.

Ahora bien el ejercicio administrativo conlleva varios tipos de control, uno previo a la actividad, otro que se lleva a cabo durante la actividad, y el que tiene lugar luego de que la actividad se ha realizado.

Estos tres tipos de control se basan en la temporización.

El control preliminar está dirigido a la regulación de insumos, tales como recursos humanos, materiales y recursos financieros, de manera de asegurar que se cumpla con los estándares necesarios para que tenga lugar el proceso de transformación.

La ventaja del control previo es el permitir que la gerencia prevenga problemas antes de que sucedan, en lugar de tener que aplicar correctivos luego de que tengan lugar. Lo malo es que se trata de un tipo de control que necesita mucha información oportuna y precisa que no siempre está disponible.

Se lo conoce también como control preliminar, precontrol, control preventivo o control de dirección.

El control concurrente tiene lugar al momento en que la actividad se lleva a cabo, es decir, es simultáneo al hecho controlado.

La idea de este tipo de control es regular la actividad en curso de manera de vigilar que se ajuste a los estándares de la organización. Busca que las actividades de trabajo de los trabajadores  produzcan los resultados esperados.

Para que el control concurrente sea exitoso se requiere conocimiento y comprensión de las tareas y de los procesos y la relación de estos con el producto deseado.

Al control simultáneo también se llama detección o control sí-no, en virtud de que conlleva puntos de control en los que se determina si la actividad continúa o no de acuerdo a cómo se observa el progreso de la misma. Puede que solamente se requiera tomar medidas de corrección para luego proseguir la actividad transformadora.

El control de retroalimentación es el que centra en los resultados de la empresa o emprendimiento luego de que ha tenido lugar la transformación. También se le conoce como post action o control de salida.

En ocasiones el control de retroalimentación es el único que tiene lugar.

Su ventaja sobre los otros controles es que proporciona a los directivos una información significativa sobre la eficacia de su esfuerzo de planificación.

El control de retroalimentación también puede mejorar la motivación de los empleados.

Su inconveniente es que de detectarse problemas ya el daño estará hecho.

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La importancia de tener un escritorio ordenado

Por Mauro Libi.- ¡Orden, orden, orden!

No nos cansamos de repetirlo, en la vida y en el trabajo es imprescindible el orden.

Uno de esos sitios en donde es indispensable el orden es su escritorio. Sí, allí, no mire hacia el otro lado sino que apunte su vista hacia él y vea como se acumulan decenas de papeles sin ton ni son, así como objetos que no tienen por qué estar allí.

Ahora decídase y arréglelo, ponga orden en ese sitio donde a diario decide su futuro, el de su empresa, el de sus trabajadores.

Y como hay estudios para todo, uno determinó que 93 por ciento de propietarios de pequeñas y medianas empresas estiman que  una oficina organizada, con orden, facilita la productividad.

¿Cómo hacer para orden ese sitio en el que tantas cosas importantes se deciden?

Veamos:

1. Las gavetas de su escritorio deben ser vistas como un lugar de jerarquías, es decir, la más próxima a usted debe albergar lo más importante, lo prioritario. Si es derecho en la primera gaveta a la derecha, si es zurdo en la primera gaveta a la izquierda.

En la gaveta central guarde aquellos artículos de oficina que necesita para hacer sus labores, hablamos de lápices, bolígrafos, reglas, engrapadora, sacapuntas, clips, etc. Priorice, no todo puede ir en esa gaveta ni en la primera. Sea sincero con usted mismo.

2. Si le cuesta ser sincero haga este ejercicio: Saque todos los artículos de oficina de esa gaveta, colóquelos en una caja y durante una semana monitoree qué es lo que realmente usa y lo que no. Del resultado de esto dependerá lo ubicará en el ese cajón central.

Aquello que no use guárdelo en el closet o gabinete, el lugar destinado para los objetos de menor uso.

3. Lance al cesto de la basura la caja o archivo donde guarda sus papeles de manera horizontal. Sólo sirven para acumular cerros de documentos que usted ni siquiera mira. Sustituya este archivo por uno vertical. Que son de mejor manejo y hacen más fácil la localización de lo busca. Recuérdelo, no apile papeles.

4. Haga purga de papeles con regularidad. Convénzase de que buena parte de lo que acumula en su escritorio no requiere una segunda revisión. Allí sólo debe reposar lo que realmente requiere de su constante revisión. Así que, asunto resuelto, pues asunto archivado lejos de usted.

Separe los papeles de constante revisión de aquellos que no lo son. Por ejemplo, los documentos legales, como actas constitutivas o referidos a pagos de impuestos, deben ir al archivo central o a uno en el que se guarden sólo papales de este tipo, próximos a usted si se revisan de vez en cuando, lejos si ya forman parte de la historia de la empresa.

Mantenga a su alcance solamente la documentación de asuntos pendientes de resolución o que haya que estar revisando con regularidad, tal como fichas de clientes, manuales, garantías, etc.

5. Válgase de pistas de colores o ayuda memoria para clasificar sus documentos. Esto lo ayudará tanto a recordar como a localizar. Para evitar confusiones y que se mezclen papeles que no deben hacerlo, recurra a todas esas herramientas que en el marcado existe y pueden ayudarlo con la organización de su escritorio y oficina.

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La mente de la gente exitosa

Por Mauro Libi.- Hay que conocerse, definitivamente esa es la fórmula del éxito.

He allí una gran diferencia entre quienes tienen éxito en la vida y en los negocios y entre los que no, los que se conforman con una vida “normal”, “simple”.

Quien es exitoso, por ejemplo, conoce su mente y por ende tiene control sobre su vida y sus actos. Son disciplinados, poseen inteligencia emocional y en base a ello hacen el diseño de sus vidas y sus proyectos profesionales.

Es que estas personas se han tomado el tiempo necesario para observarse y determinar y aprender el funcionamiento de sus mentes para sacar así el mejor provecho de ellas.

La mente humana está conformada por dos partes, el subconsciente y el consciente.

La mente consciente es la depositaria de los pensamientos y el lugar donde se diseñan los planes y proyectos, es el lugar de lógica. Sobre ella, algunos estudiosos han llegado a asegurar que la mente consciente sólo desarrolla del 1 al 5 por ciento del trabajo mental.

A esto se debe que al ser humano le sea tan difícil cambiar hábitos que tenga enraizados en su comportamiento, tal como el fumar o beber, pues para ellos se recurre únicamente a la fuerza de voluntad que es un accionar de la mente consciente.

La estrategia es aprender a usar de manera eficiente y eficaz la mente consciente, de tal manera que esta dirija la mente subconsciente.

Ahora bien, la mente subconsciente es la parte de la que no se tiene conocimiento y que realiza del 95 por ciento de lo que se piensa, se dice y se hace.

En el subconsciente reposa, incluso, la responsabilidad de las funciones motoras, de respirar, de hacer que el sistema inmune funcione, etc.

El no entender esto lleva a que las personas se dejen dominar por la mente subconsciente y se hacen presa de los pensamientos y conductas negativas sin ejercer ningún control sobre ellos.

Es una mente en la que se impone el hábito y se da por sentado que eso es lo normal y la única realidad que se puede aceptar.

Se manejan criterios de escasez y de fracaso aprendidos desde la niñez y no se hace nada por cambiarlo. El subconsciente condicionado por un modelo de vida aceptado socialmente es el que ejerce el control sobre las personas.

Pero esto es posible cambiarlo y diseñar una vida de acuerdo a lo que su imaginación y deseo le dicte. Lo primero es decidir hacerlo, es el primer paso.

Hay que recondicionar el subconsciente y separarlo de la idea de que el ser humano es solamente pensamiento. No, el hombre es algo más que puras ideas. Pero hay que cambiar los pensamientos para poder entonces cambiar la vida.

El ser humano tiene el poder de escoger cuáles pensamientos alberga en su mente para entonces comenzar a reprogramar su mente subconsciente.

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