Mauro Libi: Con estas buenas prácticas para la gestión de proyectos obtendrás el éxito

Por Mauro Libi Crestani

Dentro de una empresa, la persona que gestiona un proyecto es la encargada de planificar, organizar, ejecutar, controlar los recursos y llevar a buen fin el alcance del objetivo propuesto.

Para realizar esta función eficientemente, debes estar comprometido y preparado con la metodología correspondiente, pero además, debes mantener presente estas sencillas prácticas de gestión de proyectos, que te ayudarán a que el trabajo fluya sin problemas.

Los primero que necesitas hacer es comunicarte con todas las partes interesadas del proyecto desde el día número uno, es decir, miembros del equipo, gestores, patrocinadores, clientes y usuarios importantes, etc.

Crea un equipo de respuesta ante amenazas, como primera fila de defensa para cuando surjan problemas. Estudia bien las fortalezas de cada integrante del grupo para que sepas que responsabilidad delegarle.

Realiza una reunión de apertura, en la que tendrás que convocar a todo el equipo. En esta, deberás explicar desde la base, todo lo relacionado con el proyecto.

Empieza el proyecto con un documento detallado que defina el trabajo, asimismo, es fundamental que cada miembro lo firme, una vez que estén claros en las actividades y de acuerdo en llevarlas a cabo.

Crea un plan de trabajo detallado, y genéralo siguiendo un modelo de proyectos anteriores o similares, cuando sea posible.

Es recomendable que documentes todo, cada paso, las dificultades que se presenten, así como los cambios de objetivos, y todo lo que te sirva para hacerle un seguimiento riguroso al proyecto.

Esto es muy importante, siempre pide la opinión de tu equipo sobre tus métodos de gestión y sobre lo que puedes mejorar para ayudarles, no creas que todo lo que haces es correcto, recuerda que nadie es perfecto y todos podemos equivocarnos y no darnos cuenta.

Cuando alguno de los interesados acuda a ti con solicitudes de nuevos proyectos, explícales cómo afectaría el cambio a largo plazo o al presupuesto del proyecto.

Si el objetivo del proyecto llegase a cambiar debido a las nuevas solicitudes, pide que se firme un nuevo acuerdo.

Una vez terminado el proyecto, efectúa una reunión de cierre para discutir las lecciones aprendidas, y las formas de mejorar para la próxima vez.

 

 

Mauro Libi: Que las reglas no dificulten el buen servicio al cliente

 

Por Mauro Libi Crestani

Cuando un negocio ofrece servicio al cliente, es necesario tener establecido un reglamento y normas que aseguren un buen funcionamiento de este departamento, es decir, una guía lo suficientemente clara para el personal que se desempeñará en esta área.

Las reglas están para cumplirse y su seguimiento es fundamental para que las empresas continúen ofreciendo productos y servicios legalmente, sin embargo, eventualmente, estas mismas reglas son utilizadas como escudo protector ante el reclamo de un cliente, por lo que es esencial dejar claro que el cliente siempre debe ser atendido y de buenas maneras.

Para ofrecer una mejor experiencia al consumidor, la calidad del servicio al cliente no debe ser condicionada por las políticas de la empresa, el objetivo debe ser la satisfacción de sus necesidades referentes al producto o servicio adquirido, y para esto deberás tomar en cuenta lo siguiente.

Argumentos como: “siempre ha sido así”, “así estaba cuando llegué”, “me dijeron que así se resolvía”, vienen de la herencia de la empresa, y son los que deberían hacerte pensar seriamente en la finalidad de tu negocio, su futuro y los lineamientos con los que están trabajando, ya que el servicio al cliente es para resolver inconvenientes, por lo que se deben corregir estos errores.

Asimismo, generalmente, las personas están entrenadas para contestar automáticamente, argumentar, excusar o defenderse, pero deberían estar preparados para decodificar el mensaje, descubrir la necesidad del cliente, entender y buscar una solución adecuada que satisfaga a ambas partes.

Por otra parte, es imprescindible que el personal de servicio al cliente sea entrenado para actuar como si fuese el dueño de la empresa, es decir, que realmente se preocupe por que el consumidor regrese al establecimiento a adquirir otro producto, por lo que en consecuencia dará un buen trato y solventará cualquier inconveniente.

Es importante que durante el entrenamiento se identifique a quienes tienen cualidades como la colaboración, ya que tienen una tendencia natural a satisfacer necesidades puesto que serán de mayor utilidad.

Por último, pero indispensable, está la capacidad de sentir empatía con el cliente. Esta cualidad permitirá que el personal se ponga en el lugar del consumidor para comprender la situación que expone en cuanto a su experiencia con el producto, por lo que, junto a las normas y sus conocimientos del negocio, le será más fácil conseguir la mejor solución.

Recuerda honrar la frase que reza “estamos para servirle”, esa es una de las mejores cartas de presentación que puede tener un negocio, así que enfócate en entrenar adecuadamente a tu personal, ya que será uno de los atributos que reconocer el consumidor, llevándolo a ser fiel a tu producto.

 

Mauro Libi: Cierra bien el año de tu empresa con estas medidas financieras

Por Mauro Libi Crestani

La crisis económica que se apoderó del 2020, dificultó el normal desarrollo de las pequeñas y medianas empresas. Las que sobrevivieron, ahora deben enfrentarse a las obligaciones ligadas al mes de diciembre, como el pago de aguinaldos o bonos navideños, que se les podría convertirse en un problema debido a la falta de liquidez y solvencia.

Además, precisamente esta es la temporada de más alta demanda de productos y múltiples ofertas, por lo que las empresas necesitarán tomar medidas financieras que les permitan mantener sus operaciones y comenzar el próximo año con buen pie.

Para tener un mejor cierre de fin de año, debes llevar a cabo las siguientes recomendaciones:

Concientiza tus necesidades. Analiza bien tus necesidades de producción, materia prima, inventario, mano de obra o comisiones de ventas, sobre todo en temporadas altas, ya que los costos variables suelen aumentar, así podrás conocer el capital que necesitarás.

Se precavido. No tomes decisiones financieras que te comprometan, recuerda que aunque tus ventas aumenten durante esta temporada final del año, no significa que el efectivo entrará a tu empresa inmediatamente, por lo que es mejor estudiar tu ciclo de conversión de efectivo, para planificar en base al mismo y evitar sorpresas.  

Aprende de la experiencia. Haz un recuento de las circunstancias que envolvieron este particular año, y destaca las lecciones importantes, estas pueden ayudarte con tu negocio en un futuro. Toma como referencia el desempeño de la misma temporada en años anteriores para predecir imprevistos o necesidades, esto con el objetivo de realizar un plan financiero que te guíe hasta el 2021. 

Estudia a proveedores o socios. Esta crisis económica golpeó a todos los sectores, por lo que quizás debas buscar alternativas para no quedarte sin inventarios, materia prima o servicios que necesites durante esta temporada alta, entonces estudia la situación de las cadenas productivas que generalmente utilizas.

Busca financiamiento. De ser necesario, busca financiamiento, no temas al crecimiento de las ventas, al contrario, prepárate con más recursos para asumirlo, soportarlo e impulsarlo.

Lo importante es que tengas el conocimiento y las herramientas necesarias para sobrevivir a la época navideña, y lograr mantener tu empresa activa y competente en el mercado, asumiendo riesgos y creciendo para el próximo año.